8 pasos para delegar tareas – parte 1

En el mundo laboral, donde con base en de la sinergia que se tenga entre colaboradores depende que tan probable es el éxito o fracaso en la adecuada ejecución de las labores, es fundamental aplicar buenas prácticas para delegar tareas.

Conocer la técnica para delegar tareas no es exclusivo de las jefaturas y coordinares, es importante tanto para las personas que delegan como a las que le delegan tareas.

La idea es tener criterio para poder determinar cuándo se hacen bien o mal las cosas.

A continuación he resumido en 8 elementos, cuáles son las mejoras prácticas en cuanto a la manera como se distribuyen tareas entre colaboradores.

1. No se delega lo que no te gusta hacer.

¿Qué motivación puede tener un trabajador si sabe que lo que le delegan es porque al jefe no le gusta hacerlo?

Te aseguro que la motivación será muy baja.

Cada colaborador debe tener clara su responsabilidad y por lo tanto asumirlo, no aprovecharse de la jerarquía para asignar tareas sin un sentido estratégico.

“Cada vez que usas la jerarquía como único medio para que una tarea sea realizada, esa autoridad se ve desgastada.”

 

2. Dependiendo del nivel de experiencia debes indicar objetivos a cumplir y no procedimientos. Asociado a esto debes dar un nivel de autoridad y responsabilidad.

Es fundamental que tangas claro qué estas delegando y a quién se lo est.

Cuando hablamos de personas que son novatas en una función, el balance nivel de delegación versus control será: Bajo – Alto.

Esto quiere decir, bajo nivel de delegación y alto control. En estos casos es necesario indicarle al colaborador un paso a paso, además de dar un seguimiento constante.

Vamos al otro extremo, cuando la persona tiene buena experiencia en la función que se le delega. Para este caso el balance es Alto – Bajo. O sea, alta delegación y bajo control.

A un colaborador con buena experiencia se le deben indicar los objetivos a cumplir para que este asuma la responsabilidad de la ejecución.

El control debe ser bajo, caso contrario mucho control puede verse como una desconfianza profesional. Se recomienda sesiones hacia el cierre de la tarea y otra más una vez finalizado si amerita feedback.

Clave fundamental es la comunicación. Que el colaborador ante cualquier contingencia pueda comunicarse con su jefatura.

 

3. Tratar a los demás como te gustaría ser tratado.

Es una regla de la vida, si tratas mal a las personas no puedes esperar compromiso.

Es fundamental que aprendas a manejar las emociones, no reacciones sin pensar ante situaciones de estrés.

Recuerda manejar el concepto de Inteligencia Emocional.

 

4. Se debe especificar: objetivos, entregable, fecha y hora de entrega.

A pesar que se puede ver como evidente que aspectos como el objetivo, entregable, fecha y hora de entrega deben ser informados, usualmente se cae en el error de darlo por sentado.

Es recomendable repasar los objetivos de la tarea que se está asignando, asegurarse claridad en este aspecto nunca está de más.

Con respecto al entregable, es si te piden hacer una investigación no es lo mismo que el resultado se entregue por medio de una llamada, un correo electrónico, un informe formal, etc. Cada uno tiene su estructura y nivel de dificulta distinto.

Por esa razón el entregable debe ser específico.

Con respecto a la fecha y hora de entrega. Entre más precisas sean las instrucciones mejor conocerá el colaborador cómo será evaluado.

No es lo mismo una tarea para entregar el miércoles a las 8 am versus a las 4pm.

 

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