Cómo mejorar tu productividad laboral en 10 pasos

¿Te preguntas cómo mejorar tu productividad? Empecemos con una frase.

Mahatma Gandhi una vez dijo “la felicidad sucede cuando lo que piensas, lo que dices y lo haces están en armonía”.

Si pensamos en productividad necesariamente tenemos que involucrar la felicidad. ¿Se puede ser productivo en un ambiente donde se es infeliz? ¡Honestamente lo dudo! O por lo menos la cuesta es muuuucho más empinada para alcanzarla. Si les puedo asegurar que sin felicidad no lograrán su máximo nivel de productividad. ¡Experiencia propia!

Pero además de la felicidad hay que insertar una dosis de técnica, es por eso que en mentecomoesponja.com decimos que “la productividad es una combinación entre decisión y técnica”.

La decisión de lograr nuestra felicidad y aplicar una serie de técnicas consistentes.

Sin más preámbulo, iniciamos con los 10 pasos para mejor la productividad.

Productividad

1. Felicidad, hay que definir lo importante

Para lograr la felicidad en el trabajo, debes realizar un balance entre 2 factores: tu satisfacción personal y los requerimientos de tu puesto de trabajo.

La satisfacción personal es fundamental.

Desde una perspectiva individual, cada colaborador debe tener claro qué quiere lograr en su puesto de trabajo. Qué le gusta hacer y qué no.

Si tu función cumple 100% con tus gustos y preferencias ¡bingo! Las posibilidades de ser consistentemente productivo serán altas.

Si asumes funciones no tan agradables, debes volver al cuestionamiento inicial, ¿qué quiero lograr con mi actual puesto de trabajo? ¿Es un medio para alcanzar un objetivo mayor? pues enfócate en ese objetivo, no lo pierdas de vista, anótalo por todo lado. Eso me ha funcionado a mí.

Las tareas que te gustan hay que hacerlas excelentes, y las que no te gustan hay que dar la milla extra y ponerte una meta aún más alta.

Parece extraño este último párrafo, pero si a la tarea que no te gusta le pones metas bajas, con toda seguridad te puedo decir que no alcanzarás ni la mitad de lo requerido.

Definir lo importante

 

Los requerimientos de puesto de trabajo, son el norte, sur, este y oeste

Parece lógico, todos debemos saber para qué fuimos contratados, ¿cierto?

Pues bueno, es más recurrente de lo que uno piensa los casos donde no tenemos claro por qué hacemos una u otra tarea.

Existen personas que aún confunden la inconsistencia con la flexibilidad. Eso es como confundir la gordura con la hinchazón.

Bajo un concepto mal usado de flexibilidad justifican un actuar sin norte, sin estrategia y por ende los colaboradores tampoco conocen hacia dónde se va.

Si quieres ser un colaborador feliz, debes saber la importancia de lo que haces.

“Nada es más inútil que hacer con eficiencia aquello que no debió haberse hecho en lo absoluto” (Drucker, P.) No vayas a perder tiempo en tareas que no aportan a alcanzar los objetivos.

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2. Mucha actividad no es igual a productividad

Simple y directo. Puedes pasar todo el día lleno de tareas y no producir nada bueno.

La actividad la medimos por medio de la cantidad de tareas realizadas durante el día.

La productividad la medimos comparando el total de tareas recibidas versus las finalizadas integralmente y que cumplen con el objetivo de nuestro puesto.

Por esta razón es que cada vez que realizas una tarea debes conocer su propósito, qué se espera lograr, cuál es el entregable esperado y con qué recursos dispones. La productividad la debes de medir con base en esos factores: ¿Alcanzó el propósito? ¿Se entregó de la forma correcta? ¿Usó los recursos eficientemente?

Te recomiendo ver el siguiente video de la serie de televisión I love Lucy y dejes tu comentario sobre el grado de actividad versus la productividad.

3. Aprende a capturar tareas e ideas

Una de las claves de tu productividad es y será conocer todo lo que debes hacer. Poco se logra haciendo con eficiencia la mitad de las tareas.

Por eso acostúmbrate a tener un inventario de tareas e ideas, piensa en ti como el administrador de una bodega de inventarios, a la cual no le pueden faltar partes.

Este inventario debe estar compuesto por tareas con fecha de entrega y de aquellas no tienen fecha de entrega pero son importantes. Las ideas también van aquí. Cuántas veces hemos tenido una buena idea y por no anotarlo se nos escapa.

Que dónde anotas ese inventario, pues en donde te queda más fácil, que sea consistente, que tenga bajas probabilidades de que se pierda y que lo tengas usualmente disponible. Puede ser en un cuaderno, una agenda, un planificador, en el smartphone, tablet o la computadora.

Atender las tareas rápidas

4. Rápido y sin dolor

 Cuando tenemos nuestra lista de pendientes completa (ojo que esta lista se actualiza constantemente), nos toca decidir, ¿a qué le entramos primero?

Es recomendable trabajar de manera inmediata, rápido y sin dolor, a dos tipos de tareas: las que puedas clasificar como rápidas de hacer (no más de 5 min) y las que consideras menos motivantes.

Quiero reforzar esta última idea: las menos motivantes. En cuantas ocasiones te ha sucedido que haces las del Chapulín Colorado cuando le tocaba enfrentar una situación de miedo y decía “Sí lo hago”, pero no lo afrontaba hasta que alguien lo empujara a hacerlo.

Bueno eso mismo puede estar pasando en tu trabajo.  Te quedas admirando la tarea pero sin trabajarla, hasta que llega alguien, usualmente el jefe o un cliente, y te presiona a hacerla. ¡No esperes a eso! Agenda a primera hora de la mañana este tipo de tareas, y sin pensarlo dos veces sumérgete en el trabajo como cuando te lanzas a una piscina con agua helada.

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5. Hay que priorizar

Uno de los grandes retos en el tema de ser productivo, es saber cómo priorizar.

Existen muchas formas de hacerlo, pero una metodología de priorización debe cumplir con estos 3 aspectos básicos:

  1. Ser consistente. No cambiar la metodología de semana a semana.
  2. Debe existir consenso. Mi criterio no debe variar respecto al de mi jefe, equipo o clientes. Caso contrario de seguro existirán problemas.
  3. El método debe ser práctico. He visto casos en donde quieren incluir hasta 7 factores distintos para tomar una decisión. En esos casos pasamos de análisis a parálisis.

En mi experiencia he conocido diferentes métodos de priorización, pero existe uno que considero aplicable en múltiples contextos. Los 4 cuadrantes   propuestos por Stephen Covey en su libro de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

Este método básicamente considera 2 factores, la importancia y la urgencia. Por la relevancia de la metodología, esta merece una mención aparte. Muy, muy pronto te dejaré el link donde explico la metodología “Metodología de los 4 cuadrantes”.

6. Es muy fácil delegar mal, hazlo bien

El tema de delegar tareas de manera efectiva es un reto. Esto porque si piensa que delegar es asignar una tarea a alguien más, así no más, sin ninguna otra consideración, pues sí, puede verse fácil comprometiéndose la productividad.

Existen diferentes factores para realmente delegar bien, pero producto de la experiencia e inspiración en una charla sobre “Time Management” de Randy Pausch, he concluido en estos 8 factores:

 

  • No se delega lo que no te gusta hacer.
  • Dependiendo del nivel de experiencia debes indicar objetivos a cumplir y no procedimientos. Asociado a esto debes dar un nivel de autoridad y responsabilidad.
  • Tratar a lo demás como te gustaría ser tratado.
  • Se debe especificar: objetivos, entregable, fecha y hora de entrega.
  • Debes clarificar lo bueno de hacer la tarea correctamente y por tanto las consecuencias si se deja de hacer. Aclaro, esto último no es una amenaza, es entender la importancia.
  • “Papelitos hablan” como dicen en mi pueblo. Dejar las instrucciones por escrito.
  • Si se asignan múltiples tareas, debes indicar la prioridad.
  • Se felicita en público y se corrige en privado. Tanto que lo hemos escuchado, pero son muchos los que fallan en esto.

¿Tienes duda de cómo aplicar alguno de los 8 factores? Hazme la consulta en los comentarios e intercambiamos ideas.

7. Las rutinas no tienen que ser aburridas

Es muy común que cuando escuchamos la palabra “rutina” en el trabajo la asociamos a aburrimiento.

Como le digo a los profesionales con los que trabajo, una rutina deja de ser aburrida cuando tiene un propósito, y me ayuda a mejorar mi productividad. A esto le llamamos “rutinas con sentido”.

¿Qué es una rutina con sentido?  Aquí algunos ejemplos:

  • Todos los viernes a las 5 pm reviso los pendientes de la semana y planeo lo que trabajaré la semana siguiente.
  • Todos los días entre 8 am y 11 am no leo el correo.
  • Las horas de lectura del correo son de 11 am a 12 md y de 3pm a 4 pm.
  • 1 vez al mes tengo una sesión 1 a 1 de 7 min con mi equipo para analizar pendientes y coordinar.

Lo anterior son algunos ejemplos. Te invito a comentar qué otras rutinas con sentido has implementado o piensas que podrías implementar.

Rutinas con propósito

8. Aún queda tiempo, no corramos 🙁 

Haz escuchado algo sobre la “Ley de Parkinson”. Ojo que no es el síndrome de Parkinson.

La ley de Parkinson dice “el trabajo se expande hasta todo el tiempo disponible”.

En otras palabras esta ley nos dice que si planeas 10 días para una tarea es muy probable que dures esos 10 días y tengas que correr para cumplirlo. Pero si para esa misma tarea te dan 15 días también es altamente probable que tomes 15 días y así sucesivamente conforme se aumenten los días.

¿La solución? Asignar a las tareas tiempos realistas para ser atendidas. Si bien hay que considerar holguras de tiempos, estas deben ser razonables.

Concentrarse

9. Concentrarse o desconcentrarse, he ahí el dilema.

Ningún sistema para manejar la productividad podrá cumplir con su cometido si no logras concentrarte en las tareas a realizar.

En el tema de desconcentraciones, la clave es 1: Determina la fuente y atácala. Este es el concepto de causa raíz de los problemas. Se te enfocas en ella podrás dar solución definitiva al problema y si atacas los efectos el problema se repetirá una y otra vez.

¿Qué significa atacar los efectos en el tema desconcentración? Te lo pongo así.

El efecto más tangible producto de las desconcentraciones es que no vas a tener tiempo suficiente para terminarla. ¿Solución? Trabaja tiempo extra. Esto soluciona el caso particular pero no los que vendrán.

Por eso, determina la causa raíz. ¿Quién provoca las desconcentraciones? ¿Eres tú mismo o son otras personas?

Todo empieza por tipificar el problema, por eso te recomiendo que durante 1 semana hagas un inventario de interrupciones. Has una tabla, puede ser el computador y para cada interrupción anota:

  • ¿Quién provocó la interrupción?
  • ¿Cuánto duró?
  • ¿Era importante?
  • ¿Era urgente?

Al final de la semana determina las fuentes de interrupción más recurrentes y trabaja directamente sobre ellas.

Te invito a hacer el ejercicio, cuando tengas los resultados compártelos en el espacio de comentarios y te daré retroalimentación.

10. “Lo único constante es el cambio”

Llegamos al décimo punto y es donde introduzco el concepto de “perpetuidad”.

Hay que tomar en cuenta lo siguiente: ya sea que trabajemos en el sector privado o público, que seamos trabajadores independientes, todos somos parte de un sistema, que se interrelaciona y que vive un cambio constante. Somos parte de un sistema vivo y no estático.

Es por eso que el día de hoy puedes tener la metodología de gestión de la productividad más efectiva, pero si crees que este será igualmente efectiva dentro de 5, 10 o 15 años, te puedo decir con un nivel de certeza razonable que no.

Si quieres darle perpetuidad a tu nivel de productividad, debes estar abierto para que la metodología sea flexible, se adapte y cambie con el tiempo.

Si cambia tu jefe y el nuevo tiene otras prioridades, pues adapta tu sistema.

¿Cambian tus clientes y sus necesidades? Pues adapta tu sistema.

¿Cambió el mercado? Adapta tu sistema.

¿Qué pasa si no lo haces? Verás cómo poco a poco este sistema se irá degradando hasta ser inaceptable.

Finalmente cierro este artículo diciendo esto.

La mejor metodología para lograr la productividad no es una receta mágica para todos, la metodología más adecuada es con la que logras los mejores resultados, adaptados a tu contexto, recursos disponibles, gustos y preferencias.

Te invito a dejar tu comentario sobre cuáles pasos te parecen más interesantes, aplicables y de los que te gustaría recibir más información.

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