Políticas versus procedimientos, ¿Cuándo y cómo usarlos?

Desde hace algunos años soy profesor y consultor técnico.

Normalmente me hacen esta pregunta: políticas versus procedimientos ¿cómo y cuándo usarlos?

Para responder a esta pregunta debemos preparar un poco el terreno, por lo cual voy a realizar algunas afirmaciones preparatorias.

Primero, una política es muy diferente a un procedimiento, aunque en algunas organizaciones usen colocarlas en mismo documento.

Segundo, si bien las políticas y procedimientos no son lo mismo, sí son complementarias una de la otra.

Tercero, hablemos de definiciones generales:

Política = lineamientos que enmarcan la actividad de una organización.

Procedimiento = descripción paso a paso de la forma como debe ser ejecutado un proceso.

Cuarto, las políticas y procedimientos no son un objetivo en sí mismo, son el medio por el cual la organización logrará un objetivo mayor.

Ahora bien, ya tienes más información mediante los puntos del primero al cuarto. Pero aún no responde a la pregunta ¿cómo sé cuándo debo documentar una política y cuándo un procedimiento?

Pues bueno llegamos al momento, para eso me voy a extender un poco en la definición de cada uno de los documentos.

 

Política

En primera instancia debemos comprender que efectivamente las políticas son lineamientos que responden usual y primordialmente a 3 aspectos:

  • Necesidades estratégicas, o sea el norte de la organización.
  • Cumplimiento de normas, regulaciones y/o
  • El control de los riesgos de un proceso.

Piénsalo de esta manera.

Las políticas se encuentran en los primeros niveles jerárquicos de la gestión documental. 

En donde producto de estandarizar el cumplimiento de alguno o todos los 3 elementos anteriores, debes definir reglas que serán cumplidas por el personal de un departamento o toda una organización.

Algunos ejemplos:

  • Necesidad estratégica. Se manejará una cartera de crédito con periodos de pago de entre 15 a 60 días y esto será considerado aceptable, caso contrario se perderá presencia en el mercado.
  • Cumplimiento de normas y regulaciones. Mensualmente se enviará un reporte de morosidad al ente regular financiero del país, como medida para evaluar la salud financiera de la entidad bancaria.
  • Control de riesgos de un proceso. En un proceso de compras, uno de los riesgos más frecuentes es el de fraude, por lo tanto se establece que para toda compra mayor a los $500 se deberá contar con al menos 2 cotizaciones para seleccionar la mejor opción.

¿Y los procedimientos? A eso vamos.

Procedimiento

Como lo indica la definición general, es una descripción paso a paso. El uso de un procedimiento responde usualmente a dos necesidades:

  • Poner en operación la razón de ser de la organización, en otras palabras su misión.
  • Poner en operación los lineamientos establecidos en las políticas de la organización para cumplir con las normas y controles establecidos.

La clave para saber si necesitamos un procedimiento es el siguiente: si luego de haber definido una política no se logra asegurar una estandarización en la operación, el procedimiento es necesario.

Sigamos con el ejemplo del riesgo de fraude en el proceso de compras.

Si luego de establecer la política de las 2 cotizaciones el personal no tiene claridad de cómo seleccionar la mejor opción o cada uno lo hace como mejor le parece, teniéndose resultados distintos de acuerdo a quien ejecute la actividad.

Lo anterior es evidencia de la necesidad de documentar un procedimiento, porque se requiere hacer operativo el control.

Te dejo una última recomendación.

Siempre que diseñes políticas, es fundamental te asegures que la misma podrá ser implementada operativa mediante un procedimiento, caso contrario esta no pasará de ser un documento inviable y se pierde confianza en el proceso.

Te invito a dejar tu comentario.

Me gustaría saber de qué temas te gustaría que compartiera información, el tema de las políticas y procedimientos en las organizaciones es todo un mundo.

2 comentarios sobre “Políticas versus procedimientos, ¿Cuándo y cómo usarlos?

  1. Buen día don Andrey,

    Excelente explicación, sin duda la labor de documentar y manejar correctamente las políticas y procedimientos se torna una tarea complicada en las organizaciones. De ahí la importancia de manejar correctamente el control de las actividades y documentar procesos.

    Saludos, Johanna.

    1. Muchas gracias Johana!
      Efectivamente el esfuerzo de documentar es importante, por lo tanto es necesario analizar los procesos y asegurarse que agregamos valor con nuestras políticas y procedimientos.

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