Priorizar tareas, método de los cuadrantes

El aprender a priorizar, es fundamental en nuestra vida tanto personal como profesional.

Cuando pienso en el tema de priorización de tareas se me viene una frase a la mente “el que mucho abarca poco aprieta”.

Es normal, que cuando estamos tan emocionados en un proyecto laboral o personal nuevo, queremos hacer tanto a la misma vez que los resultados no siempre son los mejores.

Es importante recordar que siempre que emprendemos una tarea, los recursos son limitados: el tiempo, las personas, el equipo, el dinero, todo tiene sus límites y por lo tanto se hace necesario el implementar una buena técnica para priorizar.

Como les comenté en el artículo “Cómo mejorar tu productividad en 10 pasos”, existen diferentes técnicas para hacerlo, pero como debo priorizar, les recomiendo una aplicable en diferentes contextos: los 4 cuadrantes de Stephen Covey expuesto en su libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”.

Listo con la introducción, ahora sí, ¡a lo que vinimos!

Aprender a priorizar

Las variables de los cuadrantes de Stephen Covey

Este método se basa en 2 variables, importancia y urgencia, cada uno subdividido en dos para crear un total de 4 cuadrantes. Obsérvalo mejor en la siguiente tabla.

Urgente

Importante

No Urgente

Importante

Urgente

No Importante

No Urgente

No Importante

Del artículo “Cómo mejorar tu productividad en 10 pasos” recordemos que la importancia a nivel laboral se basa en 2 variables: la satisfacción personal y los requerimientos del puesto de trabajo.

Por otro lado, tenemos la urgencia, esta la basamos en dos factores: el tiempo disponible hasta la fecha límite de entrega de la tarea y la duración real de la tarea.

Responde a esta pregunta en la sección de comentarios ¿Cuándo tienes que agendar una tarea cuál fecha normalmente anotas? ¿Únicamente la fecha límite de entrega?

Ahora lo que viene es un ejercicio relevante.

 

El orden de los cuadrantes

¿Qué orden le pones a cada uno de los cuadrantes?

¿Cuál sería el 1 (el primero de atenderse), cuál el 2, cuál el 3 y cuál el 4 (el último de atenderse)?

Esperaría no tengas problemas en determinar que el primero en atender es la combinación de Urgente – Importante y que el último en atender sería No Urgente – No importante.

¿A cuál le pondrías el número 2 y a cuál el número 3? Piénsalo, tómate unos segundos antes de seguir leyendo.

La respuesta más común

Ahora te doy la respuesta más común, pero no es la mejor elección.

Urgente

Importante

1 No Urgente

Importante

3
Urgente

No Importante

2 No Urgente

No Importante

4

 

En breve te explico la justificación para no ser la mejor elección.

Priorizar: la respuesta más adecuada

A continuación, te presento un video explicativo.

En conclusión, el mejor orden que debes asignarle a los cuadrantes y que debe ser la base para priorizar tareas es el siguiente:

Urgente

Importante

1 No Urgente

Importante

2
Urgente

No Importante

3 No Urgente

No Importante

4

 

Te invito a que me comentes qué te pareció este artículo. Pon en práctica la metodología y deja tus impresiones.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *